Wie wir die fünf grundlegenden Scrum-Werte für verteilte agile Teams erweitern

Wertekompass für verteilte agile Teams

Scrum-Werte und Werte für verteilte Teams

Fokus

Fokus ist der treibende Faktor, um Overhead zu reduzieren und an dem wichtigsten Element mit dem größten Mehrwert zu arbeiten. Jede Ablenkung sollte vermieden werden, um sich auf das zu konzentrieren, was im Moment wirklich nötig ist, um wertvolle Ergebnisse früher zu liefern. Allerdings ist verteilte Arbeit eine große Gefahr für den Fokus. Teammitglieder können über die ganze Welt verstreut sein, in anderen Kontexten leben und arbeiten. Virtuelle Zusammenarbeit bringt oft technische Probleme mit sich, die zeitaufwendig sind. Zu prüfen, ob ein Teamkollege gerade arbeitet oder für einen Anruf bereit ist, kann ebenfalls dazu führen, den Fokus zu verlieren. Das Schreiben von E-Mails oder langen Dokumentationen verhindert eine effiziente Zusammenarbeit.

Daher schlagen wir einen verteilten Projektraum vor, in dem alle Teammitglieder dauerhaft über ein Videokonferenzsystem verbunden sind. Jeder sieht die anderen, und man kann sofort miteinander kommunizieren. Die Rollen müssen sich der Ablenkung vom Fokus stärker bewusst sein. Zum Beispiel muss während virtueller Meetings regelmäßig geprüft werden, ob alle Personen noch im Kontakt miteinander sind. Dies könnte eine Aufgabe des Scrum Masters sein. Klare Zeitfenster können Erschöpfung reduzieren. Die eingesetzten Werkzeuge müssen Fokus unterstützen, statt Ablenkung zu erhöhen. Schließlich muss das Team Prinzipien entwickeln, um auch in einer verteilten Umgebung fokussiert arbeiten zu können. Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie sich verteilte Arbeit auf den Fokus auswirkt und wie wir damit umgehen können.

Courage

Mut ist wichtig, um neue Dinge ausprobieren zu können und bereit für große Herausforderungen zu sein. In verteilten Teams ist Mut jedoch noch wichtiger, um die Kommunikationslücke zu überwinden. Fragen zu stellen, Konflikte anzusprechen und die Bedürfnisse eines verteilten Teams in seiner Organisation zu verteidigen, erfordert von jedem Teammitglied viel Mut. Außerdem muss die Organisation dem Team vertrauen und darauf, dass es sein Bestes gibt, um virtuelle Zusammenarbeit zu meistern. Deshalb sagen wir auch Ja zu Mut als einem wichtigen Wert in der Verteilung, der gepflegt werden muss. Der Projektraum und die Tools können Mut unterstützen, weil sie die Hemmschwelle senken können. Auch die beteiligten Rollen müssen sich um Mut kümmern.

Offenheit

Offenheit ermöglicht es uns, uns auszudrücken. Das betrifft unsere Gefühle, unseren Arbeitszustand und unsere Ideen und setzt eine passende Umgebung und Kultur voraus. Eine der größten Herausforderungen in verteilten Teams ist es, Vertrauen zu schaffen, um Offenheit zu ermöglichen. Der Projektraum und die Tools können Offenheit unterstützen, weil sie Transparenz über den Projektstatus und die Gefühle der Teammitglieder herstellen können. Dennoch sind auch die Rollen und das Team selbst dafür verantwortlich, die Voraussetzungen für offenes Denken und Handeln zu schaffen. Offenheit ist außerdem eine Voraussetzung dafür, Neues auszuprobieren, was beim Umgang mit den Herausforderungen verteilter Arbeit wesentlich ist.

Commitment

Das Scrum-Team hat Kontrolle über seinen Arbeitsprozess ebenso wie über das, was es erreichen möchte. Daher verpflichtet es sich gewissermaßen seinem eigenen Schicksal, und es ist wahrscheinlicher, dass es dieses Ziel erreicht. Verteilte Teams können darunter leiden, nicht ständig mit allen Teammitgliedern in Kontakt zu sein, und daher kann das Commitment zueinander und zum Sprint Goal weniger stark sein. Ein digitales Scrum Board, das im Projektraum jedoch für alle Teammitglieder jederzeit sichtbar ist, unterstützt das Gefühl, ein einziges Team zu sein, und ermöglicht jederzeit Zugriff sowohl auf mein eigenes Commitment als auch auf das Commitment des gesamten Teams. Insgesamt muss das Commitment auch in verteilten Teams bewusst adressiert und bewahrt werden.

Respekt

Jedes Teammitglied hat Stärken und Schwächen, die respektiert werden müssen, um lernen und wachsen zu können. In verteilten Teams erhält Respekt eine weitere Dimension. Wir müssen auch andere Teilteams respektieren, die an anderen Standorten arbeiten. Bezüglich des Projektraums bedeutet das, dass Kameras und Tische so ausgerichtet werden, dass sich niemand hinter einem Monitor verstecken und die anderen beobachten kann. Außerdem sollte die Kamera auf Augenhöhe platziert werden. Eine Vogelperspektive kann dazu führen, dass sich andere unterlegen oder überlegen fühlen, was eine schlechte Idee ist, wenn man ein respektvolles Umfeld schaffen möchte. Darüber hinaus sollte jedes Team über dieselbe Ausstattung, dieselben Tools und denselben Zugang zu allen Infrastrukturen verfügen – eine offensichtliche Anforderung, aber nicht immer selbstverständlich.

Identität

Während Identität sich in co-lokalisierten Teams (gemeinsamer Raum, Begegnungen im Alltag, Kaffeepausen) ganz natürlich entwickelt, kann sie in verteilten Teams schwerer entstehen. Da der Kollaborationsraum virtuell ist und Gespräche meist begrenzt und arbeitsbezogen sind, scheinen nur einige Teammitglieder stärker in Kontakt zu sein als andere. Fehlende Identität kann zu geringerer Verbindlichkeit führen. Deshalb haben wir Identität als ersten wichtigen Wert für verteilte Teams aufgenommen. Einige Ideen zur Stärkung der Identität sind Teambuilding-Workshops und Arbeitsphasen an einem gemeinsamen Ort zu Beginn eines Projekts. Auch regelmäßige Treffen an einem Ort können helfen. Schließlich können auch gemeinsame Artefakte (und deren Entstehung), wie eine Teamcharta, ein Teamname oder ein Teamlogo, dabei helfen, Identität aufzubauen.

Empathie

Der größte Teil der Informationen in der menschlichen Kommunikation wird nonverbal übertragen. In persönlichen Begegnungen nehmen wir Gefühle, Bedürfnisse und Konflikte eher unbewusst wahr. In verteilten Teams ist der Kommunikationskanal jedoch eingeschränkt, was zu latenten Konflikten oder Missverständnissen führen kann. Deshalb empfehlen wir, dass das Team das Videokonferenzsystem so oft wie möglich nutzt. Hohe Auflösung und ein permanenter Blick auf das andere Team ermöglichen es uns, frühzeitig zu erkennen, wenn auf der anderen Seite etwas passiert. Darüber hinaus kann jedes Teammitglied aktiv nachfragen, wie es den anderen geht, oder sensibler sein, zum Beispiel während des Daily-Meetings. Jeder muss sicherstellen, dass alle in Kontakt bleiben. Eine Person über viele Stunden nicht zu sehen, kann dazu führen, dass sie von Diskussionen und Entscheidungen ausgeschlossen wird, was Probleme verursachen kann. Einerseits empfehlen wir, dass Teammitglieder versuchen, an ihre Kolleginnen und Kollegen zu denken, wie sie sich fühlen und ob sie etwas brauchen, um zufrieden zu sein. Andererseits muss natürlich auch jede und jeder „sich wie ein Erwachsener verhalten“ und aktiver die eigenen Bedürfnisse direkt äußern.

Zusammenarbeit

Wir haben Zusammenarbeit als Wert aufgenommen, weil wir betonen möchten, dass wir ein verteiltes Team als ein echtes Team verstehen, das ohne Kompromisse gemeinsam arbeitet. Wir wollen funktionsübergreifende Teammitglieder integrieren, Wissen teilen und die Intelligenz aller Teammitglieder nutzen. Zusammenarbeit erfordert viel Kommunikation und ist daher ein wichtiger Aspekt in virtuellen Teams. Die Förderung dieses Werts bedeutet, die Kommunikationspraktiken im Team zu reflektieren und bei Bedarf zu optimieren. Zusammenarbeit wird vor allem durch den Projektraum, geeignete Tools und nicht zuletzt die Kommunikationsfähigkeiten jedes Teammitglieds unterstützt.

Vertrauen

Vertrauen ist entscheidend für gute Zusammenarbeit. Es erfordert, dass die Teammitglieder daran glauben, dass ihre Kolleginnen und Kollegen über das Wissen, die Kompetenz und die Integrität verfügen, ihre zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. Vertrauen schafft ein Umfeld, in dem Teammitglieder Fehler eingestehen und einander helfen. Misstrauen ist eine reale Gefahr für Teams, weil es Konflikte und Isolation fördert und die Produktivität verringert. Verteilte Teams leiden unter dem Fehlen von Face-to-Face-Kommunikation, was die Möglichkeiten für Gespräche und den Aufbau von Vertrauen reduziert. Daher betrachten wir Vertrauen als einen wesentlichen Wert in verteilten Teams. Der verteilte Teamraum ist ein Mittel, um eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung zu unterstützen. Ein guter Teamentwicklungsprozess zu Beginn eines Projekts und regelmäßige Team-Events sind jedoch der Schlüssel zur Förderung von Vertrauen. Sensibilisierte Teams könnten zudem in Videokonferenzen miteinander sozialisieren oder virtuelle Kaffeepausen durchführen.

Einfachheit

Virtuelle Zusammenarbeit ist komplex. Das Team kann zwischen vielen Tools wählen, und am Ende können technische Probleme oder fehlende Kompetenzen die virtuelle Zusammenarbeit mühsam machen. Die Pflege eines virtuellen Projektraums, das Durchführen von Meetings im virtuellen Raum, Kommunikation und Diskussion können schwieriger und zeitaufwendiger sein als von Angesicht zu Angesicht. Darüber hinaus kann ein Mangel an Vertrauen zu komplexen Prozessen und Abstimmungen führen. Verteilte Teams können in die Komplexitätsfalle tappen, indem sie Prozesse und Tools überladen. Daher schlagen wir Einfachheit als abschließenden Wert für verteilte Teams vor. Das Team sollte die Notwendigkeit jedes Tools und seiner Arbeit im Hinblick auf diesen Wert reflektieren.

Der Wert von Werten

Die zehn Werte Fokus, Mut, Offenheit, Verpflichtung, Respekt, Identität, Empathie, Zusammenarbeit, Vertrauen und Einfachheit für verteilte und agile Teams geben uns Orientierung für unsere tägliche Arbeit in und mit verteilten agilen Teams, zum Beispiel wenn wir Best Practices, neue Tools und Prozesse bewerten; wir spiegeln sie an diesen Werten. Schließlich können diese Werte auf alle Ebenen des verteilten Teams angewendet werden, wie in der Abbildung unten gezeigt: Organisation, Raum, Tools, Team und jede Person, die in diesem Umfeld arbeitet. Das Team kann sie für Diskussionen und Teambildung nutzen. Tatsächlich haben wir ein Tool namens Wertekompass (oder -radar) abgeleitet, das in Retrospektiven eingesetzt werden kann (ich werde es in einem weiteren Artikel erläutern). Allerdings sind diese Werte ein Vorschlag, doch letztlich muss jedes Team seine eigenen Werte definieren und gegebenenfalls Werte ergänzen, auf die sich alle Teammitglieder einigen, um erfolgreich zusammenzuarbeiten.