Vom Problem zum Erfolg – LEGO®-Workshop simuliert die Höhen und Tiefen verteilter agiler Teams

Die Idee

Das Setup

Tag eins

Wir starteten den Workshop mit einer kurzen Einführung, und die Product Owner stellte ihre Vision der Stadt vor. Anschließend teilten wir uns in zwei Gruppen auf, die einen Sprint lang arbeiteten. Wir beschlossen, nur einen Sprint mit einigen Backlog Items zu simulieren, die wir vorbereitet und priorisiert hatten. Wir entschieden uns, das Team sich selbst organisieren zu lassen. Nur wenige Aufgaben wurden von uns im Voraus vorbereitet, um dem Team einen Eindruck davon zu vermitteln, wie das eteoBoard zu nutzen ist. Die erste Aufgabe war, Straßen und einen Fluss zu bauen. Das Team begann sehr schnell, das Layout der Stadt mithilfe des digitalen Whiteboards zu planen. Die Schnittstellen der Stadt mussten definiert werden, damit die Teile später zusammenpassen würden.

Dann begann jedes Teammitglied rasch, sich eine Aufgabe zu ziehen und an einigen LEGO®-Elementen zu arbeiten. Allerdings stellte sich schnell heraus, dass eine neue Synchronisation nötig war. Der Maßstab für Häuser, Straßen und Autos musste festgelegt werden, um einen einheitlichen Stil der Stadtarchitektur sicherzustellen. Die Teammitglieder nutzten die Kamera, um Prototypen zu teilen und ein gemeinsames Verständnis der Größe für jedes Teil zu gewährleisten.

Die Teammitglieder versuchten, sich mit Hilfe des eteoBoards gegenseitig zu synchronisieren, um die nächsten Aufgaben zu definieren und festzulegen, wer wofür verantwortlich sein würde. Alle 20 Minuten fand ein Daily statt, das auch einige Schwierigkeiten sichtbar machte. Die ersten Dailies waren eher chaotisch. Es war nicht klar, wer gerade sprach – auch die Kamerapositionen waren nicht angepasst. Einige Teammitglieder bauten noch, während andere versuchten, ein Daily-Meeting abzuhalten. Obwohl wir sie dazu ermutigten, eine Art Scrum Master zu benennen, hatte das Team Schwierigkeiten, eine Rolle zu etablieren, die die Meetings koordinieren würde. Die Zerlegung der Tasks fand ebenfalls zwischen den Dailies statt. Das eteoBoard half dem Team, seine Arbeit zu koordinieren und seinen Fortschritt sofort zu erkennen.

Nach der ersten Stunde wurden die Teams richtig produktiv. Jedes Teammitglied tauchte in einen Flow ein und produzierte schnell Häuser, Autos, Gärten und Tiere. Schließlich bewegte das obere Team (Galerie) seinen Teil der Stadt und fügte ihn an den Teil unten an. Das war ein sehr aufregender Moment für uns und alle Teammitglieder.

Tag zwei

Entsprechend dem Feedback der ersten Gruppe beschlossen wir, den Ablauf des Workshops für die zweite Gruppe anzupassen. Wir boten an, das Team mit einer Scrum-Master-Rolle zu unterstützen und mindestens drei Sprints durchzuführen, inklusive Planning, Daily, Review und Retrospective. Während die erste Gruppe die Stadt vollständig in einem Sprint (in etwa 90 Minuten) fertiggestellt hatte, war die zweite Gruppe im ersten Sprint (in etwa 20 Minuten) nur in der Lage, den Plan der Stadt und einige Straßen fertigzustellen. In der Retrospective jedoch diskutierte das Team einige Praktiken, wie man das Daily durchführt, wie man die Kamera einrichtet und wie man die Kommunikation verbessert. Während die erste Gruppe eher chaotisch zu arbeiten schien, nutzte die zweite Gruppe dedizierte Synchronisationsmeetings und Anpassungen mithilfe der Retrospective. Das zweite Team scheiterte im ersten Sprint, übertraf jedoch im letzten Sprint sein Commitment und schloss ebenfalls mit einer schönen Stadt ab.

Lessons Learned

Das Setup der Hardware und der Tools muss gut vorbereitet sein. Wir mussten improvisieren und verschiedene Dinge ausprobieren, um den Workshop letztlich durchführen zu können. Dies gilt jedoch immer im realen Leben, wenn Tools oder Hardware nicht richtig funktionieren. Man braucht Zeit für die Vorbereitung, und wenn es Schwierigkeiten gibt, muss man sie akzeptieren und sein Bestes versuchen, um die Dinge am Laufen zu halten. Diese Lektion haben wir erneut gelernt, ebenso wie unsere Workshop-Teilnehmenden. Das eteoBoard half dem Team, seine Arbeit zu koordinieren und seinen Fortschritt sofort zu sehen. Die Videokonferenzsysteme halfen dem Team, zu kommunizieren und seine Arbeitsartefakte zu teilen. Dadurch bekommt das arbeitende Team besser ein Gefühl dafür, wie es die Tools nutzen kann, um seinen Arbeitsprozess zu verbessern.

Wir haben außerdem gelernt, dass Iterationen und Retrospektiven einen großen Einfluss auf die Verbesserung der verteilten Zusammenarbeit haben. Wir denken, dass dieses Workshop-Setup Teams dabei helfen kann, in einer verteilten Umgebung zu arbeiten, für die Herausforderungen sensibilisiert zu werden und die Bedeutung einer guten Scrum-Implementierung zu verstehen. Einerseits waren diese Workshops gute Lernbeispiele für das Team, andererseits zeigen sie uns, wie wichtig es ist, 1) einen geeigneten verteilten Projektraum zu haben, 2) definierte Rollen und Prozesse, 3) angemessene Kollaborationswerkzeuge wie das eteoBoard und 4) ein Team, das engagiert in verteilter Arbeit ist.

Die direkte Kommunikation zwischen den Teams ist sehr wichtig. Wir schlagen vor, den Planungstag am selben Ort durchzuführen, sodass die Beteiligten persönlich miteinander sprechen können. Technologie kann persönliche Kommunikation nicht ersetzen. Die Teams sollten – wenn möglich – zusammenkommen, um das Projekt zu verstehen und gemeinsam zu planen. Die Anforderungen müssen für alle sehr klar formuliert werden.

Verteilte Dailies erfordern hohe Konzentration und eine klare Aussprache aller Teilnehmenden. Einige andere Tools können zur Unterstützung der verteilten Meetings verwendet werden, zum Beispiel Stift und Papier, um den Kolleginnen und Kollegen Zeichen zu geben.

Danksagungen

Technologie, die wir verwendet haben:

• InFocus Mondopad: http://www.infocus.de/displays/MONDOPAD-Series/INF5720
• InFocus Thunder Speaker: http://www.infocus.de/accessories/INA-TH150
• InFocus RealCam: http://www.infocus.de/peripherals/INF-SPTZ-2
• Samsung Display: http://www.samsung.com/de/business/business-products/large-format-display/professional-display/LH55DBDPLGC/EN
• eteoBoard: http://www.eteoBoard.com/
• LEGO®: http://www.lego.com/de-de/